A km-óraállás nyilvántartásba vételére akkor kerül sor, amikor a jármű tulajdonosa vagy üzembentartója megváltozik, és a változást bejelentik az okmányirodában. A km-óraállás bejegyzésének alapja ilyenkor az a teljes bizonyító erejű magánokirat, amelyben az eladó és a vevő, illetve a tulajdonos és a majdani üzembentartó együttesen rögzítik a jármű kilométer-számlálója által mutatott értéket és a leolvasás időpontját.
A km-óraállás rögzítésre kerül a jármű műszaki vizsgálatakor is a közlekedési hatóság által kiállított műszaki adatlap alapján, amennyiben a műszaki vizsgálatot követően a forgalmi engedélyt ki kell cserélni az okmányirodai ügyintézéskor, ha a forgalmi engedély cseréje nem szükséges, akkor elektronikus úton.
A nyilvántartásba bejegyzett km-óraállás adathoz bárki korlátozás nélkül hozzáférhet az adatszolgáltatás igazgatási szolgáltatási díjának megfizetését követően.