Hatósági bizonyítványt - állampolgárságtól függetlenül - az érintett természetes személy kérhet. A kérelem a postahivatalokban megvásárolható adattovábbítás iránti kérőlapon (sárga csíkos borítékban kapható) terjeszthető elő. A kérőlapot a kérelmező érvényes személyazonosító igazolványában, útlevelében vagy kártya formátumú vezetői engedélyében bejegyzett adataival megegyezően kell kitölteni és aláírni. A kitöltött adattovábbítás iránti kérőlapot a készpénz-átutalási megbízás - díjfizetést igazoló - feladóvevényével együtt postai úton, ajánlott küldeményként kell a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala részére megküldeni (1476 Budapest, Pf. 380).

A kérőlap más személy nevében történő benyújtásához nem szükséges meghatalmazás. A más személy részére, soron kívüli eljárásban kiállított hatósági bizonyítvány azonban csak meghatalmazás birtokában vehető át az Ügyfélszolgálaton (1097 Budapest, Vaskapu utca 30/A.). A meghatalmazás tartalmazza a meghatalmazó és a meghatalmazott személyes adatait (név, anyja neve, lakcíme, személyazonosító igazolvány száma) és aláírását, a meghatalmazás tárgyát, két tanú személyazonosító igazolványának számát, lakcímét és aláírását, valamint a dátumot.

A hatósági bizonyítvány kiállítására irányuló eljárás igazgatási szolgáltatási díja 3100 Ft.
A bizonyítvány költségmentes kiállítására irányuló kérelemhez (a postahivatalokban megvásárolható adattovábbítás iránti kérőlap mellett) csatolni kell a kérelmező saját, valamint a vele közös háztartásban élő hozzátartozójának 30 napnál nem régebbi jövedelemigazolását, amennyiben nyugdíjas, úgy - a munkáltatói jövedelemigazolás helyett vagy mellett - az utolsó havi nyugdíjszelvényét (postai szelvényt), illetve ha a nyugdíj folyószámlára történő utalással kerül kifizetésre, akkor az utolsó havi bankszámlakivonatot.

Mind a postai úton, mind az Ügyfélszolgálaton kérelmezett hatósági bizonyítvány kiállításáért fizetendő igazgatási szolgáltatási díjat a postahivatalokban megvásárolható kérőlapokhoz mellékelt csekken kell megfizetni.

A hatósági bizonyítvány a kérelem beérkezésétől számított 8 napon belül készül el. A postai kézbesítés időtartamát figyelembe véve a bizonyítvány a postára adástól számított tizenkettő-tizennégy napon belül kerül kézbesítésre.

A postán feladott kérelmek esetében a hatósági bizonyítvány postai úton kerül továbbításra.
Az Ügyfélszolgálaton kérelmezett hatósági bizonyítvány az Ügyfélszolgálaton vehető át.

A hatósági bizonyítvány iránti kérelem ügyfélfogadási időben soron kívül is előterjeszthető az Ügyfélszolgálaton (1097 Budapest, Vaskapu utca 30/A.). A soron kívül előterjesztett adattovábbítás iránti kérelem alapján kiállított hatósági bizonyítvány az Ügyfélszolgálaton vehető át. A soron kívüli eljárás díja a hatósági bizonyítvány kiállításáért fizetendő 3100 Ft igazgatási szolgáltatási díjon felül további 1300Ft "sürgősségi díj"-at foglal magában.

A bizonyítvány érvényességi ideje a kiállításától számított kilencven nap.

Az adattovábbítás iránti kérőlap Ügyfélkapun keresztül elektronikus úton, a KEK KH honlapján (www.nyilvantarto.hu), illetve a Kormányzati Portálon (www.magyarorszag.hu) közzétett, erre a célra rendszeresített űrlapon nyújtható be.
Kizárólag az Ügyfélkapu regisztrációval rendelkező ügyfelek kérhetik a hatósági bizonyítvány kiállítását. A kérelem feladójának meg kell egyeznie azzal a személlyel, akinek a nyilvántartott adatairól történik az adatszolgáltatás.
Az Ügyfélkapun keresztül igényelt bizonyítvány díját a KEK KH részére a 10023002-01451935-00000000 bankszámlaszámra történő banki átutalással kell teljesíteni az elektronikus kérőlap kitöltési útmutatójának előírásai szerint. Az átutalás közlemény rovatában szóköz, valamint kötőjel nélkül, folytatólagosan kell feltüntetni a #3109 technikai számot, valamint az - adattovábbítási kérelemnek a központi elektronikus szolgáltató rendszerbe történő megküldését követően kapott - visszaigazoláson szereplő érkeztető számot.
Az elektronikusan feladott kérelmek esetében a hatósági bizonyítvány postai úton kerül továbbításra.

A hatósági bizonyítvány egy eredeti és egy, az eredetivel megegyező másolati példányban készül. Az eredeti hatósági bizonyítvány a címzett részére, míg a másolati példány a kérelmező részére kerül továbbításra.

A hatósági bizonyítvány kizárólag magyar nyelven kerül kiállításra, az okmány fordításáról, hitelesítéséről az ügyfélnek kell gondoskodnia.

A hatósági bizonyítvány kizárólag belföldi postacímre kerül továbbításra.